Hoe kies ik het juiste ERP-systeem?

Een ERP systeem is het kloppend hart van elk bedrijf. Het is dus van cruciaal belang om tijdens het selectieproces de juiste keuze te maken. Dit is echter geen evidentie met het overweldigende aanbod. In dit artikel zullen we je hierbij helpen door aan te geven wat vooraf moet gaan aan het selectieproces en met welke factoren je zeker rekening moet houden tijdens.

Het proces

​

A. Oplijsten van je vereisten en aanduiden prioriteiten 

Nog voor je je verdiept in een bepaald ERP systeem is het belangrijk om kristalhelder te weten wat jouw bedrijf nodig heeft. Wat wil je dat dit ERP systeem kan doen en hoe zal dit jouw bedrijf vooruithelpen? Het is belangrijk om deze visie te aligneren met de verschillende stakeholders in het bedrijf. Zo kan het zijn dat verschillende mensen binnen jouw bedrijf de noden en de prioriteiten anders inschatten dan anderen. 

Het aligneren van die noden is van groot belang en zal als basis dienen voor de verschillende selectiecriteria in het verdere proces. Houd bij het opmaken van je noden en prioriteiten ook rekening met de lange termijn doelstellingen van jouw bedrijf. Je noden vandaag kunnen enorm verschillen van die bij jouw bedrijf binnen 3 tot 5 jaar. 

Tip: Betrek hierin mensen uit verschillende afdelingen die op dagdagelijkse basis intensief gebruik gaan maken van het ERP pakket.

B. Bepalen budget & timing

Eens je weet wat jouw bedrijf nodig heeft moet er bepaald worden hoeveel budget je hiervoor vrij kan maken en binnen welke realistische tijdslijn je de aankoop en implementatie van het ERP-systeem kan voltooien. Welk budget je hiervoor over hebt hangt natuurlijk voor een deel samen met hoe jouw bedrijf er financieel voor staat maar het belangrijkste criteria zou de ROI (return on investment) moeten zijn. Daarom is het belangrijk om je in het selectieproces niet volledig blind te staren op het budget dat je vooraf bepaald hebt. 

Bij het opmaken van het budget moet je rekening houden met meerdere factoren: 

• ​​De licentiekost van de software

• ​​De implementatiekost van de integratiepartner

• ​​De kost voor onderhoud van het systeem

• ​De kost voor support

• ​De kost voor upgrades

Ook bij het bepalen van de timing moet je verschillende vragen stellen:

• ​​Wanneer wil ik live zijn met het nieuwe systeem (vb. start nieuwe boekjaar)?

• ​​Welke startdatum heeft het minste impact op mijn day-to-day business?

• ​​Hoelang zal/mag de implementatie duren?

Tip: Probeer zo snel mogelijk op basis van bovenstaande elementen tot een shortlist van maximum 2 potentiële softwarepakketten te komen die je echt tot in detail wil gaan onderzoeken zodat je niet onnodig veel tijd verliest. Onderstaande criteria kunnen helpen bij het uitsluiten van anderen. 

Eens je jouw vereisten hebt opgelijst, en je budget en timing zijn bepaald, dan kun je beginnen met het opstellen van een shortlist aan potentiële pakketten. Bij het bepalen van welke software je in detail gaat bekijken moet je rekening houden met onderstaande selectiecriteria: 

​1. Kosten en ROI  

Bij het selecteren van een ERP-oplossing is het cruciaal om rekening te houden met de totale kosten, waaronder licenties, implementatiekosten, onderhoudscontracten, bijkomende kosten voor maatwerk of aanpassingen en toekomstige upgrades. Het is belangrijk om een grondige kosten-batenanalyse uit te voeren om de totale kosten van eigendom (TCO) te begrijpen en te evalueren of de voordelen van het ERP-systeem opwegen tegen de investering op de lange termijn. 

Tip 1: Als de kosten-baten analyse negatief is of de kostprijs ligt te ver boven je vastgestelde budget uit deel 1, is het aangeraden om naar een andere oplossing te kijken.  

Tip 2: Soms kan de kost een stuk boven je budget liggen maar is de return die het pakket biedt zodanig groot dat je de investering wel kan verantwoorden. Let hierbij wel goed op dat de baten niet te rooskleurig worden voorgesteld.  

Tip 3: Hou in je ROI-berekening ook rekening met de tijd die het in beslag neemt om het te implementeren. Dat is tijd waarin je reeds betaalt voor de software maar er nog geen return van hebt.  

Tip 4: Onderzoek wat de mogelijke indexering en prijsverhogingen zijn van de licentie die je aanschaft. Zo vermijd je budgettaire verrassingen in de toekomst. 

2. Functionaliteit 

De functionaliteit van de ERP-software verwijst naar de verschillende modules en mogelijkheden die het systeem biedt om de belangrijkste bedrijfsprocessen te ondersteunen. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat de ERP-software alle functionaliteiten bevat die nodig zijn voor jouw specifieke bedrijfsactiviteiten. Bijvoorbeeld, als je inkoop- en voorraadbeheer belangrijk vindt, moet het ERP-systeem sterk zijn in deze gebieden. De behoefteanalyse die je uitvoerde in deel 1 zal hier als basis dienen om te bepalen of er voldoende functionaliteiten zijn om aan die behoeften te voldoen.  

Tip 1: Als er standaard in het ERP pakket onvoldoende functionaliteiten aanwezig zijn om aan jouw noden uit deel 1 te voldoen en er hierdoor te veel maatwerk nodig is dan kijk je beter naar een ander systeem die beter aansluit bij jouw bedrijf. Te veel maatwerk impliceert namelijk hogere kosten, langere implementatietijd en meer problemen bij toekomstige upgrades.   

Tip 1 bis: Onze vuistregel is; maatwerk mag maximum 30% van het totale project uitmaken.  

3. Schaalbaarheid 

Een ERP-systeem is schaalbaar als het kan voldoen aan de veranderende behoeften van een groeiend bedrijf. Dit omvat het ondersteunen van meer gebruikers, nieuwe functionaliteiten, grotere gegevensvolumes en uitbreiding van de IT-infrastructuur. Zo is het onder meer belangrijk dat een ERP-systeem ook complexere processen ondersteunt. Een bepaald verkoopproces kan bijvoorbeeld nu perfect werken omdat je maar 1 verkoper en 10 klanten hebt maar helemaal niet meer werkbaar zijn wanneer je 10 verkopers en 100 klanten hebt.  

Een schaalbaar ERP-systeem voorkomt dat je in de nabije toekomst een volledig nieuw implementatietraject moet doorlopen en helpt bij het beheersen van kosten op de lange termijn. 

Tip: Bedenk of het ERP systeem die je bekijkt ook voldoet aan de noden van jouw bedrijf binnen 3 of 5 jaar. Stel jezelf volgende twee vragen: 

• Hoe zal mijn bedrijf evolueren de komende jaren?
• Welke invloed zal dit hebben op de processen? 

• Kan het ERP-pakket ook complexere processen aan? 

4. Implementatiegemak 

KMO’s hebben vaak een beperkte IT-afdeling en resources. Daarom is het van belang om een ERP-systeem te kiezen dat eenvoudig te implementeren is en minimale verstoring veroorzaakt van jouw dagelijkse bedrijfsactiviteiten. Een snelle en soepele implementatie helpt om de productiviteit hoog te houden en minimaliseert eventuele operationele uitdagingen die kunnen ontstaan tijdens het overstappen naar het nieuwe ERP-systeem. 

Tip 1: Hoe minder maatwerk er nodig is hoe sneller de implementatie zal verlopen. 

Tip 2: Ga niet voor een ‘big-bang’ approach bij de implementatie maar deel het traject op in logische fases die behapbaar zijn voor jouw organisatie.  

5. Gebruiksvriendelijkheid 

Het ERP-systeem wordt door veel van jouw medewerkers gebruikt, van managers tot werknemers op de werkvloer. Daarom is het belangrijk om een ERP-oplossing te kiezen die een intuïtieve gebruikersinterface heeft en gemakkelijk te begrijpen en te gebruiken is, zelfs voor mensen met beperkte technische vaardigheden. Een gebruiksvriendelijk ERP-systeem minimaliseert de behoefte aan uitgebreide training en vermindert het aantal fouten bij het gebruik van het systeem. 

Tip: De gebruiksvriendelijkheid van een systeem wordt bepaald door je minst technologisch aangelegde werknemers. Als zij snel met het systeem kunnen werken is dit een indicatie dat het inderdaad gebruiksvriendelijk is. 

6. Reputatie van de ERP leverancier & integrator

De reputatie van de ERP-leverancier is van groot belang, aangezien je een langdurige relatie zult zal aangaan met het bedrijf dat het systeem levert en ondersteunt. Onderzoek de ervaringen van andere klanten, lees beoordelingen en bekijk de geschiedenis van de leverancier om er zeker van te zijn dat je een betrouwbare en toegewijde partner kiest. Zo is het ook belangrijk om te onderzoeken of de leverancier financieel voldoende stabiel is om het risico uit te sluiten dat de ondersteuning volledig wegvalt.  

De integrator van het ERP systeem en de leverancier zijn niet noodzakelijk dezelfde. In veel gevallen zul je met een derde partij samenwerken die de software op maat van jouw bedrijf zal installeren en configureren. Daarbij is het wederom van belang dat dit een betrouwbare partij is met de nodige ervaring.  

Tip: Als je weinig tot geen tevreden klanten vindt van het pakket die je onderzoekt of van de partner waarmee je wil samenwerken is dit meestal geen goed teken.  

Is er sprake van een vendor lock-in?

Het is hierbij belangrijk om de vendor lock-in te beoordelen. Vendor lock-in is een situatie waarin jij als klant vastzit aan het ERP pakket of de integrator waarbij het moeilijk is om over te stappen naar een alternatieve leverancier. Wanneer je een bepaald pakket aanschaft en implementeert ben je uiteraard afhankelijk van die leverancier. Qua integrator zijn er meestal meerdere dienstverleners op de markt en daar kan je de vendor lock-in vermijden door maatwerk te vermijden en een andere partij (of zelf) te laten instaan voor de hosting van het ERP. 

Tip: Hoe meer maatwerk je met een integrator aan je software toevoegt, hoe duurder het wordt om naar een andere integrator over te stappen. Een integrator neemt namelijk niet zomaar een pakket met maatwerk over van een andere integrator zonder uitgebreide analyse. 

7. Flexibiliteit en aanpasbaarheid 

Een ERP-systeem moet in staat zijn om aan te passen aan de unieke behoeften en workflows van jouw organisatie. Flexibiliteit betekent dat het systeem configureerbaar is zonder uitgebreide codeer werkzaamheden, zodat het kan evolueren naarmate jouw bedrijfsbehoeften veranderen. Hierdoor kun je het ERP-systeem beter afstemmen op de specifieke eisen van jouw branche of organisatie, waardoor je een concurrentievoordeel kunt behalen en een betere gebruikerservaring kunt bieden. 

Tip: Onderzoek of het systeem voldoende toelaat dat kleine aanpassingen door de kerngebruikers kunnen gedaan worden. Zo verhinder je dat je voor elke kleine aanpassing moet aankloppen bij je implementatiepartner wat dan weer tijd en geld kost.  

8. Integratiemogelijkheden 

Voor jouw bedrijf zijn integratiemogelijkheden van belang bij het kiezen van het juiste ERP-systeem. Een naadloze integratie met bestaande softwaretools bevordert de efficiëntie, minimaliseert dubbele gegevensinvoer en biedt real-time toegang tot cruciale informatie, wat resulteert in een beter overzicht van bedrijfsprocessen en een snellere, geïnformeerde besluitvorming. Bovendien verhoogt dit ook de schaalbaarheid van je ERP. Zo kan het zijn dat het in de toekomst misschien goedkoper is om voor bepaalde noden een specifieke tool aan te schaffen en die te integreren in je ERP dan om deze tool volledig op maat te laten maken. 

Tip: Probeer eerst te evalueren of bestaande tools niet ook kunnen vervangen worden door het nieuwe ERP systeem vooraleer je integraties laat bouwen. Veel ERP systemen bieden bijvoorbeeld ook CRM-functionaliteiten die het misschien overbodig maken om je huidige CRM systeem te integreren.  

9. Toekomstige ontwikkeling en updates 

Het ERP-systeem dat je kiest, moet kunnen meegroeien met de technologische ontwikkelingen en veranderende bedrijfsbehoeften. Een ERP-leverancier met een duidelijke langetermijnvisie en een bewezen staat van dienst op het gebied van regelmatige updates en verbeteringen, verzekert dat jouw ERP-systeem stabiel, relevant en concurrerend competitief blijft. Regelmatige updates zorgen ook voor betere beveiliging en functionaliteit. 

Tip: Vraag na om de hoeveel tijd er updates gebeuren, welke nieuwigheden de updates bevatten en wat de impact van zo’n upgrade is op je huidige omgeving.  

10. Beveiliging en gegevensbescherming 

De beveiliging en gegevensbescherming is van uiterst belang bij het selecteren van een ERP-systeem. Aangezien je als KMO vaak niet over een uitgebreide IT-afdeling beschikt, is het essentieel om een ERP-systeem te kiezen dat voldoet aan de hoogste beveiligingsstandaarden om gegevens te beschermen tegen verlies, diefstal of ongeautoriseerde toegang. Een veilig ERP-systeem zorgt ervoor dat jouw KMO kan voldoen aan regelgeving en vertrouwen opbouwt bij klanten en partners door hun gegevens te beschermen en de privacy te waarborgen. Door te kiezen voor een ERP-leverancier met een bewezen staat van dienst op het gebied van gegevensbeveiliging, kan je als bedrijfsleider op beide oren slapen.  

Tip: Vraag altijd de security documentatie na bij de leverancier en laat dit doorlezen door iemand met kennis van zaken.  

Conclusie

De keuze voor een ERP systeem is uiterst belangrijk en een strategische keuze. Van ERP veranderen doe je namelijk niet zomaar.  Bereid je dus voldoende voor en zodat je zeker een weloverwogen beslissing neemt. Het juiste ERP systeem, op de juiste manier geïmplementeerd, kan je een concurrentieel voordeel opleveren.