Moderne klantenervaring
Samen met Nandoo werd het verkoopproces volledig gedigitaliseerd en geoptimaliseerd om zo de klantentevredenheid te verhogen.
Efficiëntere processen
Dankzij Odoo levert mastermail meer werk met minder mensen én is de cashflow beter door een snellere en automatische opvolging.
"Dankzij de overschakeling naar Odoo verzetten we meer werk met minder mensen, hebben we onze kosten beter onder controle en is de cashflow beter."
Daniëlle Van Wesenbeeck • Zaakvoerster
Hoe Odoo jouw digitale transformatie kan inzetten?
Master in print en post, meester in personalisatie
MASTERmail print, personaliseert, sorteert en verzendt grote volumes zakelijke post en direct mailing campagnes in de vorm van brieven, folders en postkaartjes. Ze zijn gespecialiseerd in het printen, personaliseren en verzenden van postcampagnes die een directe 1-op-1 connectie maken met de ontvangers.
Mastermail was op zoek naar een systeem die hun huidige bestel-en boekhoudsoftware kon vervangen. Het Venice boekhoudpakket was op maat aangepast maar was verouderd en dekte ook enkel maar het verkoops- en boekhoudproces binnen Mastermail. Vandaar dat de zaakvoerster op zoek ging naar een nieuwe tool die haar toelaat om op een modernere manier met klanten te communiceren en ook andere operationele processen helpt beheren. Dankzij de volledige overschakeling naar Odoo werden alle processen gestroomlijnd en is er meer inzicht in de bedrijfsdata gekomen wat tot betere strategische beslissingen leidt.
Een digitale transformatie
De kerndoelen van het project :
- Het elimineren van inefficiënte manuele handelingen in de administratie
- Overzetten van 3 boekhoudingen naar een multi-company omgeving in Odoo
- Meer inzicht in bedrijfsdata verwerven
- Modernere klanten ervaring dankzij een klantenportaal en digitaal ondertekenen
- Uitrollen van een voorraad- en productie systeem.
- Gestructureerd aankoopbeheer opzetten
- Verlofadministratie centraliseren
- Marketing apps uitrollen om zo ook meer marketinginitiatieven te lanceren.
We maakten de FIT-GAP analyse en het werd al snel duidelijk dat Odoo de meest geschikte tool is om aan die noden te voldoen.
Klantenportaal in huisstijl van Mastermail
De volledig vernieuwde offertes worden digitaal naar de klant verstuurd waarna deze via het klantenportaal ook digitaal kunnen ondertekenen. Het portaal werd volledig aangepast naar de huisstijl van Mastermail om zo het merk Mastermail te versterken.
Op het portaal vinden klanten niet enkel de offertes terug maar ook de orders en alle facturen. Dit bespaart heel wat tijdrovende communicatie met klanten die facturen of orders opvragen.
Boekhouding
3 Vennootschappen werden volledig overgezet van Venice naar Odoo. Hierdoor kwam nog meer grip over de financiële stromen. Er is op elk moment een actueel beeld van hoe het bedrijf er financieel voor staat dankzij de uitgebreide rapportages. Heel wat functies verhoogden de productiviteit; banktransacties werden dagelijks automatisch ingeladen, leveranciersbetalingen worden in batch uitgevoerd en facturen worden digitaal uitgelezen dankzij OCR-technologie.
Aankoop & Voorraad
De aankoopmodule zorgt voor een gestructureerde aanpak van bestellingen bij leveranciers die ervoor zorgt dat er nooit geen noodzakelijke artikelen ontbreken in de voorraad en de productie altijd kan blijven draaien. Daarnaast werd de voorraadmodule ingericht om de stock nauwgezet op te volgen en ook op elk moment te kunnen waarderen.
Productie
Van de bevestigde orders door klanten worden automatisch productieorders aangemaakt. In een custom productieplanning applicatie wordt de optimale planning opgemaakt. Het proces van order tot productie verloopt nu een stuk sneller waardoor de doorlooptijd korter is en er ook sneller gefactureerd kan worden naar de klant.
CRM
Door het implementeren van de CRM-module werd het verkoopsproces verder gestroomlijnd en gebeurt de opvolging van elke opportuniteit op een gestructureerde manier. Daarnaast biedt de contacten applicatie van Odoo de volledige 360° view op elke klant waardoor de communicatie met de klant nog beter en persoonlijker gebeurt.
